Jak sprawdzić, czy nowy klient jest wiarygodny, zanim zaczniesz pracę (freelancerzy, agencje i małe firmy)

Krótka odpowiedź

Żeby sprawdzić, czy nowy klient jest wiarygodny, potwierdź, że osoba jest prawdziwa (służbowy e-mail w domenie firmy, rozmowa wideo, pasujący profil), że firma jest prawdziwa w oficjalnym rejestrze (w Polsce KRS lub CEIDG, w Wielkiej Brytanii Companies House, w USA rejestr stanowy albo europejska wyszukiwarka rejestrów) i że jej strona, telefon i adres do siebie pasują. Nigdy nie przyjmuj czeku na więcej, niż wynosi faktura, ani nie przesyłaj pieniędzy „dostawcy”. Weź zaliczkę, podpisz pisemną umowę i rozliczaj się etapami.

Kluczowe liczby

• 3,05 mld dolarówstrat z oszustw BEC w 2025 roku, w 24 768 zgłoszeniach do FBIFBI IC3 2025 Internet Crime Report
• 503 mln dolarówstrat z powodu braku zapłaty lub niedostarczenia towaru zgłoszonych do FBI w 2025 rokuFBI IC3 2025 Internet Crime Report
• 62%ankietowanych freelancerów z Nowego Jorku straciło pieniądze, bo klient nigdy nie zapłacił za wykonaną pracęFreelancers Union
• 41,3 mln £strat z oszustw na fakturę i zmianę polecenia płatności w brytyjskich bankach w 2025 rokuUK Finance Annual Fraud Report 2026

Nowy klient pisze niespodziewanie. Budżet jest dobry, termin napięty i chce zacząć w poniedziałek. Zwykle to po prostu dobry tydzień. Czasem to oszustwo z fałszywym czekiem, firma, która nie istnieje, albo prawdziwa firma, która weźmie twoją pracę i nigdy nie zapłaci. Dlatego warto wiedzieć, jak sprawdzić nowego klienta, zanim zaczniesz.

Koszty są realne. W ankiecie Freelancers Union i organizacji partnerskich 62% freelancerów z Nowego Jorku przyznało, że straciło pieniądze, bo klient nigdy nie zapłacił za wykonaną pracę. FBI odnotowało w 2025 roku 503 mln dolarów strat z powodu braku zapłaty lub niedostarczenia towaru. Dwudziestominutowa weryfikacja przed startem wyłapuje większość nieuczciwych klientów.

Jak sprawdzić, czy nowy klient jest wiarygodny?

Nowy klient jest prawdopodobnie wiarygodny, jeśli osoba, firma i płatność niezależnie od siebie się potwierdzają: prawdziwa osoba z możliwą do sprawdzenia funkcją, firma zarejestrowana i aktywna oraz warunki płatności, które nie wymagają od ciebie przesyłania za nich pieniędzy. Zrób te pięć kontroli, zanim wyślesz ofertę albo zaczniesz pracę:

1. Osoba: czy używa służbowego e-maila w domenie firmy i czy jej imię, nazwisko i funkcja pojawiają się gdzieś, czego nie dostałeś od niej samej?
2. Firma: czy jest w oficjalnym rejestrze, aktywna, z nazwą i adresem zgodnymi z tym, co ci powiedziano?
3. Dane kontaktowe: czy strona, numer telefonu i adres, które znajdziesz sam, zgadzają się z tymi z e-maila?
4. Płatność: czy zapłacą zaliczkę zwykłą metodą stosowaną w biznesie, bez nadpłaty i bez „proszę zapłacić naszemu dostawcy”?
5. Formalności: czy podpiszą pisemną umowę z twoimi warunkami płatności?

Klient, który przejdzie wszystkie pięć, bardzo rzadko okazuje się oszustem. Klient, który protestuje przy więcej niż jednej, coś ci w ten sposób mówi.

Jakie oszustwa są wymierzone we freelancerów i agencje?

Najczęstsze oszustwa wymierzone we freelancerów i małe agencje to oszustwa na nadpłatę i fałszywy czek, fałszywe płatności dla „dostawców”, podszywanie się pod prawdziwe marki, złośliwe oprogramowanie wysyłane jako brief projektu i praca wzięta bez zapłaty. Każde ma swój schemat.

Oszustwa na nadpłatę i fałszywy czek

Klient wysyła czek albo płatność na więcej, niż wynosi ustalone wynagrodzenie, i prosi, żebyś nadwyżkę przesłał osobie trzeciej: stylistce, drukarni, „koordynatorowi projektu”. Płatność po kilku dniach lub tygodniach okazuje się bez pokrycia, a ty jesteś winien bankowi pieniądze, które przesłałeś dalej. BBB ostrzegało w lipcu 2026 roku, że oszuści podszywający się pod magazyny, agencje marketingowe i firmy eventowe biorą w ten sposób na cel fotografów, filmowców i projektantów. W lutym 2026 roku Designers Today opisał projektantkę wnętrz, która dostała czek na ponad 25 000 dolarów od „klientów”, którzy podpisali umowę i odbyli rozmowę na Zoomie. Czek był fałszywy.

Wysłaliśmy całą płatność plus 3800 dolarów dla wizażystki i za salę. Prosimy o przelanie jej części jeszcze dziś przez Zelle, żeby mogła zarezerwować termin.

FTC mówi o tym wprost: to, że widzisz środki na koncie, nie znaczy, że czek jest dobry, a za zwrot pieniędzy bankowi odpowiadasz ty.

Fałszywi dostawcy i zakup sprzętu

Odmiana tego oszustwa: masz kupić oprogramowanie, sprzęt albo „licencję” od konkretnego dostawcy, a koszty zostaną ci zwrócone później. Dostawcą jest oszust. Kaspersky opisał fałszywych rekruterów ze studiów gier, którzy stosowali dokładnie ten scenariusz wobec grafików, a fałszywy czek dostarczał kurier późno w piątek, żeby nie dało się go sprawdzić przed weekendem.

Podszywanie się pod firmy

Oszuści używają nazwy, logo i nazwisk pracowników prawdziwej firmy, pisząc z łudząco podobnej domeny albo z darmowego konta e-mail. Firma jest prawdziwa, osoba nie. Dlatego samo sprawdzenie rejestru nie wystarczy.

Złośliwe oprogramowanie udające brief

„Klient” wysyła plik projektu, który w rzeczywistości jest programem, często archiwum zip albo plikiem .exe, albo prosi o zainstalowanie aplikacji do spotkań z linku. Projektanci wnętrz z relacji Designers Today mieli rozmowy na Zoomie, po których dostawali link do pliku .exe. Prawdziwe briefy to dokumenty, nie oprogramowanie.

Klienci, którzy po prostu nie płacą

Nie każdy zły klient jest przestępcą. Wielu to prawdziwe firmy, które zwlekają, kwestionują albo znikają. Ankieta Freelancers Union wykazała, że 91% respondentów przynajmniej raz dostało zapłatę z opóźnieniem. Ochroną są tu umowy i zaliczki, opisane niżej.

Jak zweryfikować, czy klient jest tym, za kogo się podaje?

Zweryfikuj tożsamość klienta kanałami, których ci nie podał. Jego e-mail, numer telefonu i link do LinkedIna pochodzą od niego, więc porównaj je z niezależnymi źródłami.

• Domena e-maila zgadza się z firmą. Dyrektor marketingu w prawdziwej marce pisze z domeny tej marki, a nie z Gmaila ani z niemal identycznej domeny, na przykład nazwy marki z dopiskiem „-group” albo „hq”.
• Zadzwoń na główny numer firmy z jej oficjalnej strony, a nie na ten ze stopki e-maila, i poproś o rozmowę z tą osobą.
• Umów rozmowę wideo. Prawdziwi klienci zgodzą się na krótką rozmowę. Powtarzające się wymówki to sygnał ostrzegawczy.
• Sprawdź profil zawodowy pod kątem historii, kontaktów i aktywności. Nasz poradnik o rozpoznawaniu fałszywych profili na LinkedIn omawia znaki zmyślonego profilu.
• Wyszukaj imię i nazwisko razem z nazwą firmy i poszukaj wzmianek w mediach, wystąpień na konferencjach albo tej osoby na stronie samej firmy.

Wyszukiwanie biznesowe Search A-Z robi kilka z tych rzeczy naraz. Wpisz imię i nazwisko osoby oraz kraj i dodaj firmę, e-mail lub telefon, jeśli je masz. Raport mówi, na ile jesteśmy pewni, że znaleźliśmy właściwą osobę, a potem pokazuje jej obecne stanowisko i firmę, historię zatrudnienia, publiczne profile zawodowe, wzmianki w mediach i w sieci z wyszukiwania na żywo oraz wszelkie publiczne ostrzeżenia o oszustwach. Sprawdza, czy e-mail i telefon są prawdziwe, i oznacza ryzyko oszustwa, znajduje służbowy e-mail i pokazuje dane rejestrowe firmy: funkcje w brytyjskim Companies House i światowy rejestr LEI. Ta osoba nigdy się nie dowie, że ją sprawdzałeś.

Search A-Z nie jest agencją informacji konsumenckiej (consumer reporting agency), więc nie używaj go do decyzji kredytowych wobec osób prywatnych. Jeśli chcesz zaoferować odroczony termin płatności na podstawie wiarygodności kredytowej firmy, skorzystaj z komercyjnego raportu kredytowego firmy z biura informacji kredytowej.

Jak sprawdzić, czy firma klienta jest prawdziwa?

Sprawdź firmę klienta, znajdując ją w oficjalnym rejestrze kraju, w którym podobno działa, a potem porównaj zarejestrowaną nazwę, status, adres i osoby w zarządzie z tym, co powiedział ci klient. Więcej szczegółów znajdziesz w naszym poradniku jak sprawdzić, czy firma jest wiarygodna.

W Wielkiej Brytanii trudniej dziś wpisać do rejestru fałszywą osobę: od 18 listopada 2025 roku nowi dyrektorzy muszą zweryfikować tożsamość w Companies House, a dotychczasowi muszą to zrobić przy najbliższym oświadczeniu potwierdzającym (confirmation statement) swojej spółki. Firma założona w zeszłym miesiącu, z dyrektorem pod adresem wirtualnego biura, i klient, który twierdzi, że działa od lat, to coś, co się nie zgadza.

• Firmę zarejestrowano bardzo niedawno albo jest rozwiązana lub ma status „proposal to strike off” (w toku wykreślenia)
• Zarejestrowana nazwa albo adres nie zgadzają się z danymi z umowy lub faktury
• Strona jest nowa, ma zdjęcia stockowe i brak nazwisk zespołu albo kopiuje inną firmę
• Klienta nie ma wśród osób w zarządzie i nie potrafi wyjaśnić swojej roli

Jak uniknąć oszustw z fałszywym czekiem i nadpłatą?

Unikniesz oszustw na nadpłatę dzięki jednej zasadzie: nigdy nie przesyłaj dalej pieniędzy z płatności od klienta. Jeśli klient „przypadkiem” zapłaci za dużo, jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zwrot całej płatności, tą samą metodą, po jej pełnym rozliczeniu, albo odesłanie niezrealizowanego czeku z prośbą o właściwą kwotę.

• Wystawiaj faktury na dokładną kwotę i przyjmuj tylko zafakturowaną kwotę.
• Od nowych klientów wybieraj przelewy, płatności kartą albo sprawdzone platformy do fakturowania zamiast papierowych czeków.
• Jeśli przyjmujesz czek, zadzwoń do banku i zapytaj, czy został naprawdę rozliczony, a nie tylko czy środki są „dostępne”.
• Nigdy nie kupuj kart podarunkowych, kryptowalut ani sprzętu w imieniu klienta.
• Każdą zmianę danych do płatności potwierdzaj telefonicznie, na numer, który już miałeś. Nasz poradnik o weryfikacji nadawcy e-maila wyjaśnia dlaczego: według FBI oszustwa BEC kosztowały w 2025 roku 3,05 mld dolarów.

Jak zabezpieczyć się przed klientami, którzy nie płacą?

Zabezpiecz się przed niepłacącymi pisemną umową, zaliczką z góry i rozliczaniem etapami, tak żeby nigdy nie wyprzedzać zbytnio tego, co już ci zapłacono.

1. Podpisz umowę z zakresem prac, rezultatami, wynagrodzeniem, terminami płatności, opłatą za opóźnienie i zapisem, do kogo należą prawa do pracy, dopóki nie zostanie opłacona.
2. Weź zaliczkę przed rozpoczęciem, na przykład jedną trzecią albo połowę wynagrodzenia od nowego klienta.
3. Rozliczaj się etapami przy dłuższych projektach i wstrzymuj pracę, gdy płatność się spóźnia.
4. Zatrzymaj pliki końcowe albo przenieś prawa dopiero po ostatniej płatności.
5. Zdobądź kontakt do osoby od rozliczeń i pełną nazwę podmiotu prawnego, żeby wiedzieć, od kogo dochodzić zapłaty.

Wielka Brytania: zgodnie z przepisami o opóźnieniach w płatnościach, jeśli nie ustalono terminu, faktura między firmami jest przeterminowana 30 dni po dostawie albo po wystawieniu faktury, zależnie od tego, co nastąpi później. Możesz naliczyć odsetki ustawowe w wysokości 8% plus stopa bazowa Bank of England, chyba że umowa przewiduje inną stawkę.

Jakie są sygnały ostrzegawcze fałszywego albo nieuczciwego klienta?

Największe sygnały ostrzegawcze to nacisk na szybki start, odmowa rozmowy, płacenie więcej, niż prosiłeś, i prośba o przesłanie pieniędzy komuś innemu.

Przed pierwszym spotkaniem z większym potencjalnym klientem pomoże ci nasza lista kontrolna o tym, jak sprawdzić kogoś przed spotkaniem biznesowym.

Co zrobić, jeśli klient mnie oszukał?

Jeśli klient cię oszukał, od razu zadzwoń do banku albo operatora płatności, żeby spróbować zatrzymać lub cofnąć płatności, a potem zgłoś sprawę. Szybkie działanie ma największe znaczenie przy przelewach bankowych i płatnościach natychmiastowych.

• USA: zgłoś to do FBI na ic3.gov i do FTC na ReportFraud.ftc.gov. Możesz też ostrzec innych w BBB Scam Tracker.
• Wielka Brytania: zgłoś to w Report Fraud (który zastąpił Action Fraud) na reportfraud.police.uk albo pod numerem 0300 123 2040 i powiadom swój bank.
• UE: zgłoś to policji w swoim kraju i swojemu bankowi.
• Polska: zawiadomienie złożysz w każdej jednostce Policji; powiadom też swój bank.
• Zgłoś konto na platformie, przez którą klient cię znalazł.

Wobec prawdziwego klienta, który po prostu nie chce zapłacić, wyślij formalne wezwanie do zapłaty, a potem skorzystaj z sądu do spraw drobnych roszczeń (small claims court, USA) albo z usługi Money Claim Online (Anglia i Walia).

Podsumowanie

Zanim zaczniesz pracę, niezależnie potwierdź osobę, firmę i płatność, korzystając z rejestrów i danych kontaktowych, które znalazłeś sam. Nigdy nie przesyłaj dalej pieniędzy z płatności od klienta i chroń swój czas umową, zaliczką i rozliczaniem etapami. Prawdziwym klientom to nie przeszkadza, a oszuści znikną.

Najczęstsze pytania

Jak sprawdzić, czy klient jest wiarygodny?

Potwierdź osobę (służbowy e-mail w domenie firmy, rozmowa wideo, pasujący profil zawodowy), potwierdź firmę w oficjalnym rejestrze i sprawdź, czy dane kontaktowe znalezione samodzielnie się zgadzają. Potem nalegaj na umowę i zaliczkę zapłaconą zwykłą metodą stosowaną w biznesie.

Na czym polega oszustwo na nadpłatę wobec freelancerów?

Fałszywy klient wysyła czek albo płatność na więcej, niż wynosi twoje wynagrodzenie, i prosi o przesłanie nadwyżki osobie trzeciej, na przykład dostawcy albo asystentowi. Płatność później okazuje się bez pokrycia, a ty jesteś winien bankowi pieniądze, które wysłałeś. Nigdy nie przesyłaj dalej pieniędzy z płatności od klienta.

Czy przyjąć czek od nowego klienta?

Zachowaj ostrożność. Banki udostępniają środki, zanim czek zostanie potwierdzony, a fałszywy czek może zostać odrzucony po kilku tygodniach i to ty za niego odpowiadasz. Od nowych klientów wybieraj przelew albo płatność kartą i nigdy nie wydawaj ani nie przesyłaj pieniędzy z czeku, dopóki bank nie potwierdzi, że został naprawdę rozliczony.

Jak zweryfikować firmę klienta z Wielkiej Brytanii?

Wyszukaj ją bezpłatnie w Companies House. Sprawdź, czy jest aktywna, czy nie ma zaległych sprawozdań i czy dyrektorzy oraz adres rejestrowy zgadzają się z tym, co powiedział klient. Od 18 listopada 2025 roku dyrektorzy muszą weryfikować tożsamość w Companies House. Polską firmę sprawdzisz bezpłatnie w wyszukiwarce KRS albo w CEIDG.

Jakiej zaliczki powinien żądać freelancer?

Takiej, żeby nie zostać mocno na lodzie, jeśli klient zniknie, na przykład jednej trzeciej albo połowy wynagrodzenia z góry, a reszty etapami lub przy oddaniu pracy. Prawdziwy klient, który ceni twoją pracę, zwykle się zgodzi. Odmowa jakiejkolwiek zaliczki to sygnał ostrzegawczy.

Czy mogę użyć Search A-Z, żeby sprawdzić zdolność kredytową klienta?

Nie. Search A-Z nie jest agencją informacji konsumenckiej i nie dostarcza raportów kredytowych. Pomaga potwierdzić, że kontakt biznesowy jest prawdziwy. Do oceny wiarygodności kredytowej użyj komercyjnego raportu kredytowego firmy.

Źródła

1. FBI IC3 2025 Internet Crime Report
2. Freelancers Union: ponad 60% freelancerów z Nowego Jorku nie dostało zapłaty za wykonaną pracę
3. UK Finance Annual Fraud Report 2026
4. FTC: oszustwa z fałszywym czekiem
5. KTXS: BBB ostrzega twórców przed oszustwem na nadpłatę wymierzonym we freelancerów (lipiec 2026)
6. Designers Today: projektanci wnętrz ostrzegają przed wyrafinowanymi oszustwami na klienta (luty 2026)
7. Kaspersky: jak oszuści atakowali freelancerów z ArtStation
8. Penningtons Manches Cooper: obowiązkowa weryfikacja tożsamości w Companies House od 18 listopada 2025
9. GOV.UK: opóźnione płatności handlowe, naliczanie odsetek

Liczby to najnowsze dane opublikowane przez każde źródło w chwili aktualizacji poradnika. Zgłoszone straty z oszustw to minimum: większość oszustw nigdy nie jest zgłaszana.